Как работать с программой управления проектами, которая сэкономит ваше время

Удаленка сегодня стала очень актуальной темой: многие фирмы и компании даже после снятия режима самоизоляции решили не отказываться от этой формы взаимодействия с сотрудниками. Но организация удаленной работы заставляет обратить внимание на следующие факторы:

• как максимально точно поставить задачу;
• как организовать контроль;
• как правильно перестроить производственные процессы.

На помощь придет программа управления проектами от ЛидерТаск, которая позволяет экономить время, не упускать важное и не допускать промахов.

Проекты и подпроекты

Каждый проект компании может быть помещен в отдельную папку - такой инструмент имеется в программе ЛидерТаск. В свою очередь, его можно разбить на подпроекты, добавить в него задачи и подзадачи. Преимущества этого функционала заключаются в следующем:

• в один проект можно помещать необходимые файлы;
• нужные документы не придется искать в разных местах;
• доступ к проектам и подпроектам получают те сотрудники, которые над ними работают.

Создавайте неограниченное число проектов и добавляйте сотрудников

Кроме постановки глобальных целей с помощью этого инструмента можно формировать и личные проекты, доступ к которым будет ограничен. Таким образом, и руководитель видит, как идет работа, и подчиненные могут работать в системе, не тратя время на согласования и уточнения.

Задачи и подзадачи

Если мы строим дом, то вначале расчищаем территорию, потом роем котлован под фундамент, затем заливаем бетон, возводим стены, кроем крышу и только потом приступаем к отделке. Очевидно - скажете вы. Но при организации рабочего процесса во многих фирмах об этой очевидности забывают. В результате тратится уйма времени на планирование и перепланирование, внесение корректировок - дедлайны горят, графики переносятся, компанию лихорадит.

Такой стиль работы можно оставить в прошлом, если использовать функционал от ЛидерТаск «задачи и подзадачи».

В ЛидерТаск можно добавлять неограниченное число задач с подзадачами

Изначально нужно в каждую задачу, которой присваивается определенное название, добавить все необходимое: файлы, сроки, ссылки на сторонние ресурсы, чек-листы.

Планировщик задач позволит увидеть:

• какие моменты были упущены;
• что забыли вписать для успешного достижения цели;
• какие инструменты понадобятся для выполнения.

В процессе работы сотрудник компании может вносить в задачу свои коррективы, прикреплять нужные файлы и отмечать этапы выполнения.

Задачи могут быть многодневными и ежедневными.

Например, если предстоит организовать крупный форум, то вначале определяются общие темы: собрать спикеров, пригласить гостей, организовать помещение. Затем каждая задача расписывается подробнее: заказать рекламу, созвониться с партнерами, проверить видеопрезентацию и т.д.

Напротив каждого выполненного пункта в чек-листе ставится галочка. В любой момент все сотрудники, работающие в этом направлении, видят, на какой стадии находится процесс и какие стороны «проседают».

Добавляйте чек-листы в тело самой задачи, отмечайте пункты, которые уже выполнены

Прикреплять файлы к задачам

Адреса и телефоны, контакты поставщиков, прейскуранты и пресс-релизы - к любой задаче можно прикрепить нужное количество файлов, которые потребуются в процессе работы.

ЛидерТаск продумал этот функционал в деталях: сотрудники могут не только иметь доступ ко всем источникам информации, но и самостоятельно прикреплять файлы в случае необходимости.

Важно: после того, как задача завершена, все файлы в ней продолжают сохраняться. Это удобно, если спустя время нужно будет поднять старый проект или уточнить какие-то детали.

Добавляйте неограниченное число файлов к задачам

Цвета и метки

Любая работа должна быть ярко раскрашена, тогда делать ее будут с удовольствием! Это лирическое напоминание руководителям и плавный переход к еще одному функционалу от ЛидерТаск: цвета и метки.

Красным цветом выделяйте срочные дела. Зеленым - те, на которые стоит обратить внимание, но их выполнение не требует первоочередности. Желтым выделяйте главные моменты.

Таким образом, уже визуально сотрудники обращают свое внимание на главные пункты.

Выделяйте приоритетные задачи; задачи, которые важно выполнить сегодня и задачи на которые стоит обратить внимание.

Метки можно сортировать по разным группам: «сделать сегодня», «срочность №1», «выполнить до обеда» и так далее.

Чтобы не загромождать рабочее поле лишней информацией, ЛидерТаск разработал и так называемые бесцветные метки. Их не видно в списке задач, но они отображаются в свойствах задачи.

Создавайте и сохраняйте свои метки

Календарь

Если вы не хотите забыть о сроках, то чего проще - внести важные даты в календарь. ЛидерТаск расширил эту опцию, и теперь в этот функционал можно помещать:

• мероприятия на конкретные дни;
• планируемые события;
• задачи на конкретное время;
• дни, когда важно собраться всем вместе.

Такая систематизация позволяет видеть всем сотрудникам подробное расписание и на ближайшие дни, и на долгосрочную перспективу.

Программа управления проектами от ЛидерТаск - это отличная возможность грамотно и продуктивно организовать работу коллектива в виртуальном пространстве, так, чтобы любой сотрудник имел перед глазами четкие цели, задачи и сроки.