7 советов по оптимизации процессов управления проектами

Во множестве профессиональных сфер сегодня не обойтись без систем управления проектами. Такие инструменты оптимизируют работу компании, экономят время, улучшают коммуникацию в команде и помогают грамотно вести бюджеты.

Существует большое количество различных инструментов для управления рабочими процессами организации. Некоторые созданы на основе досок «Канбан», например Trello. Другие, как Todoist, ориентированы на тех, кто предпочитает создавать списки задач.

Менеджерам, которые работают, используя диаграмму Ганта, подойдет GanttPRO. Его простой и понятный русскоязычный интерфейс позволяет создать диаграмму Ганта онлайн без труда и временных потерь.

Почему диаграмма Ганта

Диаграмма, или график, Ганта — один из самых популярных инструментов в менеджменте. Она была создана более 100 лет назад, практически не претерпела изменений и до сих пор помогает работникам различных профессиональных сфер визуализировать и контролировать производственный процесс.

Диаграмму Ганта использовали при строительстве мощнейших инженерных конструкций. Например, плотины Гувера и системы межштатных автомагистралей США, которая соединяет большую часть крупных американских городов. На примере GanttPRO мы расскажем, как оптимизировать рабочие процессы для более комфортного и грамотного их ведения, взаимодействия с командой и успешного достижения поставленных целей.

Совет 1. Ведите проекты и дополняйте информацию о них в режиме реального времени

Онлайн-инструменты для ведения проектов упрощают жизнь всей команде: у каждого участника всегда есть круглосуточный доступ к планам, подробной информации о них и их исполнителях.

Возможность вносить корректировки онлайн помогает пользователям видеть самые актуальные данные, следить за ходом выполнения плана, сроками и дедлайнами.

Совет 2. Ежедневно взаимодействуйте с командой

Недостаточно только создать план и назначить на него исполнителей. Важно всегда оставаться на связи с сотрудниками, обсуждать новые идеи и изменения, делиться предложениями.

В то же время частые и долгие совещания, встречи, а также деловые переписки могут снижать продуктивность команды, отнимая время на выполнение приоритетных задач.

Для оптимизации процессов общения используйте инструменты ведения проектов, позволяющие коммуницировать с коллегами онлайн и без использования сторонних приложений.

В GanttPRO вы сможете:

• оставлять комментарии к задачам,
• давать им описания,
• упоминать коллег,
• прикреплять файлы,
• получать уведомления в режиме реального времени.

Кроме того, интеграция со Slack упростит и ускорит ежедневное общение, что приведет к более быстрому решению вопросов.

Эти возможности придутся особенно по душе командам, работающим на удаленке, а также тем, кто пользуется услугами фрилансеров и внештатных сотрудников.

Совет 3. Управляйте рабочей загрузкой

Равномерное распределение загрузки среди сотрудников — один из самых важных аспектов в проектном менеджменте. При грамотном управлении временем и постоянном контроле загруженности в вашей компании будет более благоприятная рабочая атмосфера. К тому же сотрудники не столкнутся с переработками и выгоранием и не заскучают от безделья.

Диаграмма Ганта онлайн автоматически рассчитывает загрузку каждого работника и дает возможность перераспределять задачи между сотрудниками во избежание переработок и пробуксовок.

Совет 4. Полностью контролируйте рабочие процессы

Системы для менеджмента проектов позволяют создавать, корректировать и назначать задачи исполнителю или нескольким. С GanttPRO вы можете задавать статусы и приоритеты, добавлять описания, создавать связи, настраивать колонки и при необходимости создавать собственные столбцы.

Кроме того, в диаграмме Ганта онлайн есть возможность применения фильтров. Задачи можно фильтровать:

• по названиям и типам,
• исполнителям,
• статусам,
• приоритетам,
• датам,
• цветам отображения.

Такие возможности позволяют заказчикам, руководителям, а также членам команды с одного взгляда оценивать общую картину, контролировать сроки, прогресс и расставлять приоритеты.

Совет 5. Следите за сроками

Для того чтобы успешно завершать проекты, важно контролировать сроки выполнения каждой задачи. Даже один упущенный дедлайн может негативно повлиять на работу коллег и конечный результат.

С помощью инструментов управления рабочими процессами вы легко сможете:

• контролировать сроки каждой задачи и всего плана в целом;
• вести учет времени;
• отмечать дедлайны;
• отслеживать, сколько времени на выполнение поставленной работы тратят ваши сотрудники.

Эти возможности помогут не выходить за временные рамки и эффективно распределять работу между сотрудниками.

Совет 6. Используйте шаблоны или создавайте собственные

Наличие готовых шаблонов в системах управления рабочими процессами также может значительно упростить и оптимизировать начало работы с планом.

Созданные для руководителей и сотрудников из различных профессиональных сфер шаблоны помогают существенно экономить время на этапе запуска проекта.

Кроме того, вы можете создать индивидуальный шаблон, сохранить его и использовать в будущем для схожих планов. Это позволит сэкономить время при повторном создании задач, списков и связей.

Совет 7. Не забывайте об отчетах

Анализ финансовых и временных затрат необходим для грамотного управления любой компанией. Решить этот вопрос, быстро и точно собрав любое количество данных в одном месте, вам снова помогут инструменты управления проектами.

Автоматизированная возможность создания отчетов включает сбор данных о планах, их исполнителях, стоимости ресурсов и затраченном времени.

Создание отчетов помогает грамотно распределять временные ресурсы, а также четко вести бюджет. С этой возможностью вы учтете все затраты как на сотрудников, так и на расходы, связанные с закупкой оборудования, ремонтными работами и т. д.

Таким образом, создание отчетов поможет руководителям и менеджерам избежать временных потерь и незапланированных трат.

Заключение

Если вы пришли к выводу, что вашей компании нужна оптимизация рабочих процессов, попробуйте использовать специально созданные для этого инструменты.

Они автоматизируют каждый этап реализации бизнес-плана и улучшают коммуникацию в команде, с заказчиками и фрилансерами. Они также помогают избежать незапланированных расходов и переработок и экономят время сотрудников.

Инструменты для управления проектами, как Trello или GanttPRO, повышают шансы организаций на своевременное и успешное их завершение. А разве не это является главной целью как руководителя, так и всех членов команды?

***

Следуйте советам и организуйте работу компании грамотно. А если вам требуется контент для продвижения проектов — регистрируйтесь на Бирже eTXT. Cоздавайте заказы или покупайте уже готовые статьи для размещения на ресурсах любой направленности и тематики.